Digitale checklists helpen MKB-metaal ‘AVG-proof’ te worden
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een Europese verordening die regelt hoe bedrijven met persoonsgegevens moeten omgaan. Deze verordening vervangt per 25 mei 2018 de Wet bescherming persoonsgegevens. Alle bedrijven die persoonsgegevens verzamelen en gebruiken moeten aan deze verordening voldoen. Om bedrijven hierbij te helpen, heeft Koninklijke Metaalunie een aantal hulpmiddelen ontwikkeld, waaronder digitale checklists. Vandaag is de eerste verschenen.
“Deze eerste checklist staat vooral in het teken van de klant- en leveranciersadministratie: oftewel de verkoop- en inkoopadministratie. Daarnaast komen er in de eerste checklist verplichtingen uit de AVG van meer algemene aard aan bod”, zegt Heleen Grootendorst, Bedrijfsjuridisch adviseur Metaalunie. Volgens Grootendorst is deze checklist voor bedrijven het eerste hulpmiddel dat hen echt helpt bij het voldoen aan de AVG: “Veel bedrijven en organisaties worstelen met de vaak weinig concrete materie van de AVG. Metaalunie is uitgegaan van wat bedrijven er nu eigenlijk in de dagelijkse bedrijfsvoering mee moeten. We hebben de verordening uiteengerafeld en een checklist gemaakt die leden op een praktische en laagdrempelige wijze helpt aan de nieuwe privacyregels te voldoen. Wil een bedrijf zich verdiepen in de achterliggende materie dan kan dat, maar het hoeft niet. Dit en het feit dat er per soort verwerking van persoonsgegevens verschillende checklists worden aangeboden, die ook in digitale vorm beschikbaar zijn voor de leden van Metaalunie, maken deze serie checklists overzichtelijk, praktisch en waardevol.”
Er komt nog een digitale checklist. Die staat in het teken van de personeels- en loonadministratie en wordt begin februari 2018 beschikbaar gesteld. In maart 2018 verschijnt de checklist voor overige verwerkingen. In iedere checklist is concreet omschreven wat een bedrijf, dat voldoet aan een door ons opgesteld profiel van de gemiddelde mkb’er, te doen staat. Er zijn toelichtingen voor Metaalunieleden die meer over bepaalde onderwerpen willen weten en er zijn de benodigde voorbeeldteksten, zoals een privacyverklaring of een verwerkersovereenkomst.