Hoe ga je om met prijsverhogingen richting klant

Om de mogelijkheden, maar vooral ook de beperkingen uit te leggen met betrekking tot het doorberekenen van de prijsverhogingen aan een klant, volgt hieronder een samenvatting van een presentatie van Willem Zwiers (Bedrijfscoach van de Metaalunie). Er zijn een aantal zaken waar je rekening mee moet houden en die variëren van de juridische aspecten, de onderbouwing van de wijzigingen en ook de verhouding met de klant. 

Juridische aspecten
De juridische aspecten geven vooral beperkingen met betrekking tot het doorvoeren van prijswijzigingen. Hierbij is gekeken naar het Nederlands en Europees recht. 

Prijsstijgingen mogen niet zomaar doorberekend worden tenzij contractueel anders bepaald. Als er niets overeengekomen is, dan wordt de koper vanuit rechtswege altijd beschermd.

Het antwoord daarop kan zijn, het hanteren van verkoopvoorwaarden. Deze moeten dan bekend (kunnen) zijn bij de koper, voor het sluiten van de deal. Dus in principe moeten de voorwaarden iedere keer weer opnieuw verstrekt worden. Advies: Gebruik de nieuwe Metaalunie voorwaarden van 2019. Artikel 7 is aangepast in deze. 

De verkoopvoorwaarden gelden alleen indien ze bij het sluiten van de deal niet zijn afgewezen door de koper. Als de koper de verkoopvoorwaarden heeft afgewezen en vervolgens zijn inkoopvoorwaarden naar voren schuift, dan zijn die van toepassing. De inkoopvoorwaarden moeten door de koper ook meegestuurd zijn. Wijs de ontvangen inkoopvoorwaarden in eerste instantie altijd af. Dan is het Nederlands recht wederom van toepassing. Wanneer je inkoopvoorwaarden gaat accepteren, sluit dan in ieder geval de clausules uit of beperk de aansprakelijkheid. De wijzigingen schriftelijk vastleggen en de aangepaste versie moet door beide partijen ondertekend worden. Bij het maken van offertes het hebben of hanteren van de eigen verkoopvoorwaarden altijd opnemen en separaat meesturen. Beperk teven de geldigheid van een offerte tot een maximaal aantal dagen. Daarnaast is het raadzaam om in deze extreme situatie ook alvast te vermelden dat eventuele prijs- of levertijdwijzigingen mogelijk zijn bij aanvullende offertes.

Kostprijswijzigingen
Zoals in het vorige item al aangegeven is bestaat de kostprijs uit meerdere aspecten. Enkele voorbeelden zijn: materiaalprijzen, loonkosten, inflatiekosten, lastenverzwaring vanuit de overheid of compensatie vanuit eerdere orders. Kijk bij het berekenen van de nieuwe prijs ook naar de concurrentie en de hoogst mogelijke prijs die de klant bereid is te willen betalen.

Positie ten opzichte van klant
De afhankelijkheid ten opzichte van de klant heeft invloed op de prijsberekening. Ben je afhankelijk van de klant of is het andersom. Dit heeft invloed op je berekening. Het is dus vooral zaak dat je de klant kent en wie je mogelijke concurrentie is.

In alle gevallen is communicatie over de prijswijziging noodzakelijk. Een onaangekondigde prijswijziging is juridisch niet mogelijk, maar heeft ook geen positieve invloed op de verhouding. Ben duidelijk en concreet. De betreffende inkoper heeft ook informatie nodig om de prijswijziging intern te verantwoorden. Help hem daarbij.   

Enkele voorbeelden om hem/haar daarbij te helpen zijn:

• Verhoog de waarde van het product voor de klant. Wat zijn je USP’s (unique selling points)
• Vertel een goed verhaal met een sluitende onderbouwing
• Voeg eventueel een nieuwe categorie producten toe. Maak het complexer.
• Voeg andere prijsopties toe. Grotere serie of uitgeklede versie. (maak verschil duidelijk)
• Communiceer op tijd. Laat vroegtijdig de verandering weten, dan kan je klant er ook nog iets mee.
• Voor de verhoging eventueel gefaseerd in.
• Maak verschil tussen lopende contracten, serieproducten en eenmalige producten.

Het aankondigen van de prijsaanpassing
Persoonlijk contact heeft altijd de voorkeur en daarbij meet je meteen de reactie van de klant en kan je daar op inspelen. Daarnaast kan je natuurlijk ook een brief sturen. Dit is minder persoonlijk, maar biedt wel de mogelijkheid om zaken concreet te omschrijven. Presenteer de wijziging als een voldongen feit en suggereer niet dat er ruimte is voor onderhandeling. Enkele vuistregels hierbij zijn:

• Maak geen excuus
• Draai niet om de zaken heen
• Omschrijf kort en krachtig wat de aanpassing is en wanneer die ingaat.
• Als er aantoonbare oorzaken zijn, noem deze dan ook kort
• Benader de belangrijkste klanten waarbij je de meeste acceptatieproblemen verwacht persoonlijk.

Bij eventuele acceptatieproblemen moet je rekening houden met de volgende zaken:

• Geen discussie, je besluit staat vast
• Kaats de bal terug. Hij/zij heeft dezelfde noodzaak
• Stel de vraag wat de waarde van het product voor hem/haar is. Zij verdienen met het gebruik waarschijnlijk meer dan dat het kost.
• Praat over opbrengsten in plaats van wat het kost.
• Bedrijfseconomisch ben je verplicht de wijziging door te voeren. Continuïteit van jou bedrijf is ook voor de klant belangrijk.

Andere issues bij prijsverhogingen

Liquiditeit:
Voorraden worden duureden en er staat waarschijnlijk ook meer en langer, geld uit bij de debiteuren. Wellicht kan dit gedeeltelijk gefinancierd worden middels het uitstellen van betalingen bij crediteuren.

Kredietverzekering:
Limieten worden normaliter niet aan het nieuwe prijspeil aangepast en kunnen derhalve minder producten leveren binnen de bestaande limiet. Ben je als ondernemer bereid om extra risico’s te lopen. Je kunt klanten eventueel vooruit of eerder laten betalen om overschrijdingen van de limiet te voorkomen. Eventueel kan je een maximale kredietoverschrijding (plafond) per klant bepalen. Dit om de risico’s te beperken.

Hoe voer je prijsstijgingen door

• Heb zelfvertrouwen en ben ervan overtuigd dat het moet.
• Heb een goed verhaal om de (noodzakelijke) aanpassing te onderbouwen
• Weet vooraf welke aanpassing je minimaal wilt realiseren en welk risico je wilt lopen.
• Heb een plan voor de verschillende scenario’s die je wellicht kan/moet gebruiken
• Doe het zoveel mogelijk face to face.
• Doe het met de volle overtuiging of doe het niet!

Lees verder:
De invloed van de hogere kosten op de eigen kostprijs
Mogelijke verklaring door economische ontwikkelingen